De reis van de werkplaats van C. Gunnarsson – een verhaal van Jeeves uit Zweden (december 2022)
Van Excel naar Jeeves ERP
Precies een jaar geleden, eind 2021, ging de werkplaats van C. Gunnarsson live met Jeeves ERP. Het was een grote verandering en een lang proces om daar te komen, aangezien ze al lange tijd gescheiden financiële-en salarissystemen hadden en nogal veel Excel gebruikten. We hebben een gesprek gehad met Ian Gunnarsson van CGV, een derde generatie van het familiebedrijf en degene die veel van de praktische zaken afhandelde bij de implementatie van Jeeves ERP.
De werkplaats van C. Gunnarsson werd halverwege de jaren 50 opgericht door Ian’s grootvader Cenneth Gunnarsson, die smid was en naar verschillende zagerijen in Småland ging. Sindsdien is er veel gebeurd en tegenwoordig heeft het bedrijf 50 werknemers en wordt het geleid door de drie zonen van Cenneth. CGV bouwt machines voor houtbewerking bij zagerijen. Ze hebben een constructie- en mechanische werkplaats op het hoofdkantoor in Vislanda en een automatiseringsafdeling in Växjö.
Van eenmansbedrijf tot klanten over de hele wereld
Onze klanten bevinden zich voornamelijk in Zweden. Maar we hebben ook veel klanten in Noord-Europa en partners in Canada en Duitsland. Klanten nemen contact met ons op als ze een geheel nieuwe productielijn willen bouwen of delen van de bestaande willen vervangen. Er zijn nogal wat zagerijen en zaaglijnen. Meestal is het niet zo’n groot project, het zijn kleinere projecten waar machines worden vervangen of herbouwd, legt Ian uit.
Daarbij kan het een nieuwe machine zijn die is ontwikkeld om efficiëntie te verhogen, die de klant wil gebruiken. Daarbij is het altijd een uitdaging om een nieuwe machine in een bestaande lijn te bouwen bij een bestaande productiefaciliteit. Alles wat we doen is uniek voor de klant, we hebben een aantal machines die gestandaardiseerd zijn, maar alle afmetingen zijn speciaal aangepast aan de productiehal of het bedrijf, zegt Ian.
Voortdurend verbeteren en automatiseren lijkt een vast thema te zijn, zowel bij de klanten van CGV als bij henzelf.
Automatisering is belangrijk voor onze klanten, om efficiënter te worden, meer te kunnen produceren en minder afval te produceren. De industrie evolueert naar een meer geautomatiseerde manier van werken, maar tegelijkertijd is er altijd behoefte aan operators die controle hebben over delen van of de hele productielijn, legt Ian uit.
Waarom had je een bedrijfssysteem nodig?
Voorheen hadden we geen bedrijfssysteem, maar aparte software voor financiën, urenregistratie en salaris. En toen werkten we best veel met Excel, zegt Ian.
De drijfveer was in eerste instantie dat we onze voorraad beter onder controle wilden krijgen, we inventariseerden één keer per jaar en er werden continu materialen gekocht voor projecten, bestellingen van reserveonderdelen en andere bestellingen. We wilden op permanente basis een vlotter procesverloop van de projecten en operaties, zonder dat we elke maand alles handmatig moesten herstellen, zegt Ian.
Maar het aanschaffen van een nieuw bedrijfssysteem is niet het gemakkelijkste. Ian vertelt ons dat ze er al een aantal jaren over nadachten om een ERP aan te schaffen, maar dat ze niet genoeg tijd hadden. Toen een van de mede-eigenaars de verantwoordelijkheid voor een afdeling aan een andere overdroeg, kwam er tijd vrij en besloten ze ook de hulp in te roepen van een adviseur.
Waarom Jeeves ERP?
CGV heeft verschillende andere bedrijfssystemen bekeken, maar koos voor Jeeves ERP omdat deze drie belangrijke componenten heeft: projectbeheer, productie en service. En elk component heeft zijn eigen verkoop en productie, maar gelijke tijd kunnen deze ook samenwerken.
Andere systemen waren niet zo flexibel als Jeeves ERP, daarbij zou het moeilijk zijn om tussen de drie verschillende, voorgenoemde componenten te schakelen zonder het in te stellen. Standaard zit er in Jeeves ERP een servicegedeelte zodat we het projectmanagement konden opbouwen en standaard klantenorders apart konden houden, legt Ian uit.
Hoe is het implementatietraject verlopen?
Ian vertelt dat het implementatietraject goed is verlopen, maar dat er tijdens het traject veel is veranderd ten opzichte van wat ze in eerste instantie tijdens de voorbereidings- en ontwerpfase hadden besloten.
Dat er veel veranderingen waren kwam doordat we nog niet eerder een bedrijfssysteem hadden en niet wisten hoe Jeeves ERP eruit zag of werkte. We hadden besloten dat we ons zoveel mogelijk aan de Jeeves-standaard zouden houden, dus was er nogal wat overleg met de Jeeves-consultants over hoe we het op de beste manier konden werken in Jeeves ERP, zegt Ian.
Heb je je aan de planning en het budget gehouden?
We hebben de doorlooptijd iets opgerekt, maar het budget behouden. Daarnaast hebben we in de eerste fase meer dingen gedaan die oorspronkelijk niet de bedoeling waren. Voorraadbeheer, dat in de tweede fase zou moeten komen, hebben we bijvoorbeeld in de eerste fase opgenomen om het voordeel te maximaliseren dat we vanaf de ingebruikname zouden halen uit het bedrijfssysteem. Dat we het schema hebben gepusht, was een gezamenlijke beslissing, omdat we bepaalde dingen wilden blijven testen en meer kennis over het systeem wilden verzamelen vóór de livegang, zegt Ian.
Hoe zou je het leven vóór Jeeves ERP en nu vergelijken?
We zijn nu bijna een jaar live met het systeem en wat ons de meeste waarde heeft opgeleverd, is het projectbeheer. Voorheen hadden we een Excel-document met veel koppelingen, nu zit projectmanagement in Jeeves ERP wat een groot voordeel is. Ook is ons magazijn verbeterd, hebben we een goede aansturing rondom bestellingen en leveringen opgezet en gezorgd dat er reserveringen zijn zodat goederen één keer verkocht kunnen worden.
De meest lastige aanpassing was de wijze waarop we productie ondersteunen. Er is een groot verschil tussen hoe we gewend waren te werken en hoe we nu werken in het bedrijfssysteem. De nieuwe manier van werken stelt steeds hogere eisen aan het feit dat we altijd actief moeten registreren.
Jeeves ERP heeft grote voordelen gebracht. Eén daarvan is het snel zoeken in het systeem, we kunnen gemakkelijk transacties vinden en zien waar ze vandaan komen. Het is nu veel gemakkelijker om problemen op te lossen dan voorheen, omdat we alle informatie op één plek hebben. Bestellingen staan in het systeem, niet in iemands email postbus, waardoor we minder afhankelijk zijn geworden van mensen, zegt Ian.
Wat had je graag anders gedaan?
Achteraf gezien had ik er meer collega’s bij betrokken. Zo hadden we meer dingen uit de business kunnen halen en hadden ze het systeem tijdens het traject ook geleerd. Er zijn altijd vreemde dingen in het project en als er meer mensen bij betrokken waren geweest, hadden we die dingen eerder opgemerkt, volgens Ian.
Wat gebeurt er nu?
In de volgende fase kijken we naar een CAD-integratie en dat we beter moeten worden in het calculeren van individuele machines. We kunnen hele zaag productielijnen goed doorrekenen en doen dit heel precies. Maar bij kleinere bedrijven en kleinere machines, is dat moeilijker. Dan wordt het tekenmateriaal vrij laat in het proces toegevoegd en is het moeilijker een calculatie te maken als de tekening niet bestaat. In de toekomst moeten we de structuur uit de CAD kunnen importeren in ERP. Als we een nieuwe aanbieding doen, kopiëren we die machine en gebruiken we die als basis. We kunnen dit dan herzien als we de definitieve tekening hebben.
Heb je advies voor anderen die Jeeves ERP gaan implementeren?
Mijn beste advies is om de installatie van Jeeves ERP en de go-live datum niet te dichtbij te zetten, maar om ruimte te hebben om te testen. Het komt zelden voor dat je alles opvangt in de voorbereidings- en ontwerpfase, maar wel tijdens het testen. Tijdens het testen vind je misschien een betere manier dan je in de ontwerpfase had gedacht. Jeeves ERP is een groot systeem, dus er zijn verschillende manieren om dingen op te lossen, dus is het goed om genoeg tijd te hebben om de beste manier voor het bedrijf te vinden, concludeert Ian.