Een bedrijfssysteem in de cloud voor Wibe Group

In de geschiedenis van het bedrijf Wibe zijn vindingrijkheid en het vermogen om zich aan te passen aan de buitenwereld altijd aanwezig geweest. Je zou kunnen zeggen dat dit in het DNA van het bedrijf zit. De geschiedenis gaat terug tot 1929 toen oprichter Anders Wikstrand samen met Viktor Berg besefte dat ovale stalen buizen sterker waren dan ronde buizen en dat dit een uitstekende basis vormde voor een duurzame ladder.

De rest is geschiedenis en vandaag de dag is Wibe Group een internationaal bedrijf met 330 medewerkers verspreid over kantoren in Engeland, Nederland, Noorwegen en Denemarken. En het hoofdkantoor staat in het Zweedse Mora. De Wibe groep had een omzet van 520 miljoen in 2021 en produceert en verkoopt kabellegmaterialen en ophangsystemen. 

37 jaar binnen het bedrijf en vijf ERP-wisselingen

Mats Johansson heeft ook het aanpassingsvermogen. Hij werkt al 37 jaar bij het bedrijf en heeft in die tijd verschillende functies bekleed. Hij is ook betrokken geweest bij vijf verschillende ERP-(her) implementaties bij Wibe, de meest recente was die bij Jeeves ERP. Met al zijn ervaring is het misschien niet zo verwonderlijk dat hij niet gestrest raakte toen ze Jeeves ERP moesten implementeren binnen een zeer strak schema. 

Ik ben IT-manager bij Wibe sinds we een zelfstandig bedrijf werden op 1 juli 2021. Daarvoor behoorden we sinds 1999 tot Schneider Electric en waren toen een productiebedrijf zonder eigen verkoop, financiën of productontwikkeling. Op eigen initiatief zijn we verkocht aan Storskogen, vertelt Mats. 

Daarvoor heb ik diverse rollen gehad en ben ik betrokken geweest bij meerdere grote IT projecten, dit was mijn vijfde ERP verandering. Ik heb 15 jaar in het managementteam van Wibe gezeten en ben logistiek manager, hoofd technische dienst en kwaliteitsmanager geweest. Hierdoor heb ik veel ervaring opgedaan met de meeste processen binnen het bedrijf, wat een enorm voordeel is bij het implementeren van een nieuw bedrijfssysteem, legt Mats uit. 

Het leukste aan mijn werk is dat ik constant nieuwe dingen leer en dat ik gebruikers kan helpen om met goede tools hun werk te ondersteunen. Ik ben trots op onze lange traditie en dat we erg goed zijn in wat we doen, door de jaren heen hebben we veel verschillende branches en producten in ons assortiment gehad. Het was onder andere Wibe die vanaf de jaren 60 de meeste hoge tv-masten in Zweden bouwde, ook zijn we betrokken geweest bij de uitbreiding van het mobiele netwerk met duizenden masten. En zelfs hebben we een tijdlang een aluminium ladder geleverd, waar het merk Wibe tegenwoordig voortleeft onder auspiciën van Hultafor.

Van SAP tot Jeeves ERP

Tijdens het Schneider Electrics-tijdperk gebruikte Wibe SAP als hun bedrijfssysteem en ze kwamen overeen om SAP anderhalf jaar te blijven gebruiken nadat ze een onafhankelijk bedrijf waren geworden. Maar toen was er haast om iets anders te vinden. Wibe schakelde de hulp in van een adviesbureau om verschillende leveranciers te kunnen evalueren en ze keken naar verschillende ERP-systemen. Wat de keuze deed vallen op Jeeves ERP was de WMS-oplossing (Warehouse Management System) dat voor Wibe essentieel was. Daarnaast wogen ook de ICT-oplossing (Intercompany Transaction) en multi-company management zwaar bij de keuze. 

We hebben tussen verschillende leveranciers gekozen en hadden heel weinig tijd om te kiezen. Jeeves ERP had de functionaliteit die voor ons het belangrijkst was en aangezien er zoveel functionaliteit in de standaard zat, begrepen we dat het meeste van wat we in SAP hadden ook opgelost kon worden in Jeeves ERP. Een ander voordeel van het systeem is dat het flexibel is, zodat we kunnen wijzigen als dat nodig is en we ook veel zelf kunnen doen. Vanaf het moment dat we de beslissing namen, duurde het slechts vier maanden voordat we begonnen met de eerste fase waarin we drie verkoopbedrijven implementeerden, zegt Mats.  

Vereisten dat het bedrijfssysteem zich in de cloud moet bevinden

We hadden ook als vereiste dat we ons volgende bedrijfssysteem in de cloud wilden, en dat kon Jeeves met haar ERP Cloud-oplossing bieden. Wij zijn van mening dat we het systeem niet in huis willen, dus ook geen technische kennis. Daarnaast zien we voordelen om upgrades en versie-updates continu via de cloud te ontvangen. Bovendien is het veel veiliger. Het enige negatieve dat ik zie aan de cloud is dat we volledig afhankelijk zijn van een internetverbinding, wat niet het geval zou zijn als we het on-premise zouden draaien, legt Mats uit. 

Hoe is het project verlopen? 

Wibe Group verdeelde de implementatie in twee fasen: de eerste in januari 2022 werd uitgevoerd toen de verkoopbedrijven in Noorwegen, Denemarken en Engeland werden geïmplementeerd. In de tweede fase, die in november van hetzelfde jaar in ‘live’ ging, werd Jeeves ERP geïmplementeerd voor de productie-eenheden. 
Gezien het feit dat dit Mats vijfde implementatieproject van een nieuw bedrijfssysteem was, zegt hij lachend dat “het niet beter of slechter ging”. 

We hadden een zeer strak schema en het was moeilijk om dit project met die tijdsdruk uit te voeren. We hadden ook veel aanpassingen die we wilden maken in Jeeves WMS, dus het was een zware taak om dit bij te houden, zeker voor de Jeeves-ontwikkelaars. Het team van Jeeves adviseerde ons te wachten met de implementatie, maar het was te duur geworden om in SAP te blijven, dus werd een bewuste keuze van onze kant gemaakt om het project onder tijdsdruk te implementeren, legt Mats uit. 

Het duurt meestal veel langer

Toen we in de eerste week van november van start gingen, waren we na twee dagen aan de slag, wat goed is bij het installeren van een volledig nieuw systeem. Mijn ervaring is dat dit meestal veel langer duurt.

Bij alle andere installaties waar ik bij betrokken ben geweest, hebben we aanzienlijk langer de tijd gehad om de geïmplementeerde oplossingen te testen. Meestal is die periode zo’n zes maanden en in dit geval drie weken. We hebben getest wat we konden en hebben ook bewust gekozen om bepaalde zaken later bij te sturen, legt Mats uit. 

Hier moet ik Jeeves een compliment geven, dat ze zo behendig zijn en tijdens het project dingen kunnen corrigeren, waardoor we nooit helemaal stil hebben gestaan. Ik dacht dat de adviseurs van Jeeves geweldig waren. Als er één ding is dat we volgens mij anders hadden moeten doen, dan is het wel dat we een nauwere dialoog hadden moeten hebben in de tijd dat Jeeves de voorgestelde oplossing aan ons presenteerde. Dan hadden we oplossingen kunnen bespreken en ervoor kunnen zorgen dat we elkaar begrepen en problemen als gevolg van misverstanden konden voorkomen, zegt Mats. 

De key-users bij Wibe zijn essentieel geweest voor het slagen van het project. Dit is ook iets dat door Jeeves-consultants is benadrukt en dat ons team buitengewoon deskundig is. We hebben acht key-users gehad die allemaal ervaring hebben met eerdere installaties en die onze processen allemaal door en door kennen. Ze weten ook hoe ze in IT-projecten moeten werken en ik ben enorm onder de indruk van hoe ze in zo’n korte tijd alles hebben weten te testen, vooral de WMS-onderdelen. We zijn er in geslaagd om alle gegevens van SAP naar Jeeves te migreren, wat veel resources kostte, maar het heeft gewerkt.

Vervolg werk met Jeeves

We hebben nog functies en processen die we willen verbeteren, dit was een bewuste keuze. Om de krappe deadline te halen, hebben we bepaalde functies geschrapt die we aanvankelijk niet konden missen. We zullen blijven samenwerken met het team van Jeeves om deze resterende punten af te werken, inclusief het verder implementeren van Jeeves WMS, het gebruik van de projectmodule in productie en de documentbeheerfunctie om tekeningen voor productie te beheren, zegt Mats. 
 

Mats beste advies na 5 afgeronde ERP-projecten

• Besteed tijd aan de daadwerkelijke specificaties en blauwdruk voor wat moet worden ontwikkeld en geleverd. Documenteer dit zodat het zowel voor jou als voor de leverancier duidelijk is.
• Zorg voor een voortdurende dialoog tussen je eigen mensen en de ERP leverancier, om ervoor te zorgen dat jullie elkaar begrijpen. 
• Neem de tijd om uzelf vertrouwd te maken met wat er in de standaard is opgenomen en hoe dit verschilt van hoe u het wilt voordat u gaat kiezen om het te laten ontwikkelen. Als het meezit, kan standaard aan je behoeften voldoen. 
• Maak tijd vrij voor de verschillende onderdelen van het project, van de inkoop tot de ontwikkeling van de specificatie en tot slot het testen en implementeren. 
• Betrek degenen die uw interne processen kennen erbij om ervoor te zorgen dat u alle aspecten bij het project betrekt.